Arbeitgeber können Kosten von Compliance-Untersuchungen bei Spesenbetrug zurückfordern

Vermutet ein Arbeitgeber, dass ein Beschäftigter Spesenbetrug begeht, und beauftragt er deswegen eine Anwaltskanzlei mit der Aufklärung des Falls, so kann er sich die Kosten vom Arbeitnehmer ersetzen lassen, sofern das Beauftragen der Kanzlei notwendig war – das besagt ein kürzlich ergangenes Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG). In dem verhandelten Fall fehlte es dem Gericht jedoch an Informationen darüber, welche konkreten Ermittlungen wann, in welchem Umfang und aufgrund welchen Verdachts ausgeführt wurden, sodass der Arbeitgeber die Kosten doch selbst tragen musste. Experten raten daher zu einer gründlichen Dokumentation der Untersuchungen.

„Eine lückenlose Untersuchungsdokumentation ist aus verschiedenen rechtlichen Erwägungen unbedingt zu empfehlen“, so Dr. David Stoppelmann, Experte für Arbeitsrecht bei Pinsent Masons, der Kanzlei hinter Out-Law. „In arbeitsrechtlicher Hinsicht wird sie insbesondere benötigt, um nachweisen zu können, dass jederzeit mit der gebotenen Eile ermittelt und somit trotz langwieriger Ermittlungen die Zweiwochenfrist für die Aussprache einer außerordentlichen Kündigung gemäß Paragraf 626 Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch eingehalten wurde. Das Risiko, unnötigerweise auf Aufklärungskosten sitzen zu bleiben, ist eine weiterer guter Grund für eine sorgfältige Dokumentation.“

In dem Verfahren ging es um Anwaltskosten in Höhe von 66.500 Euro. Einem Manager waren Spesen- und Abrechnungsbetrug sowie Compliance-Verstöße vorgeworfen worden, woraufhin sein Arbeitgeber eine Kanzlei beauftragte, den Vorwürfen nachzugehen. Die Untersuchungen der Kanzlei ergaben, dass der Arbeitnehmer unter anderem auf Kosten des Arbeitgebers Personen ohne beruflichen Anlass zum Essen eingeladen und Reisekosten für Fahrten zu Fußballspielen abgerechnet hatte. Die Kanzlei stellte für ihre Ermittlungen insgesamt 209.679,68 Euro in Rechnung.

Der Arbeitgeber kündigte das Arbeitsverhältnis fristlos und verklagte den früheren Arbeitnehmer zudem auf Ersatz der Ermittlungskosten. Das Arbeitsgericht Mannheim wies die Klage ab, der Arbeitgeber legte jedoch Berufung ein, woraufhin das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg das Urteil teilweise abänderte und dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Erstattung von 66.500,00 Euro einräumte – das sind die Kosten, die dem Unternehmen durch die Ermittlungen der Anwaltskanzlei bis zum Ausspruch der Kündigung entstanden waren.

Der ehemalige Mitarbeiter akzeptierte das Urteil nicht und klagte sich bis vors BAG, welches ihm nun Recht gab. Allerdings betont es, dass „ein Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die durch das Tätigwerden einer spezialisierten Anwaltskanzlei entstandenen notwendigen Kosten ersetzt verlangen kann, sofern der Arbeitgeber die Kanzlei aufgrund eines konkreten Verdachts einer erheblichen Verfehlung des Arbeitnehmers mit Ermittlungen gegen diesen beauftragt hat und der Arbeitnehmer einer schwerwiegenden vorsätzlichen Vertragspflichtverletzung überführt wird.“

Der Arbeitgeber habe in diesem Fall jedoch nicht ausreichend dargelegt, dass die Kosten erforderlich waren.

Dr. Jochen Pörtge, Experte für Wirtschaftsstrafrecht bei Pinsent Masons, ergänzt: „Unternehmen sollten die Kosten der Sachverhaltsaufklärung im Verhältnis zur Gesamthöhe des ersatzfähigen Schadens im Blick behalten. Im Einzelfall können auch andere Maßstäbe gelten, etwa wenn die Sachverhaltsaufklärung darauf gerichtet ist, gesetzliche Mitteilungspflichten zu erfüllen.“