Betriebliches Eingliederungsmanagement: Worauf Arbeitgeber achten müssen

Ziel des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) ist es, den Ursachen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit nachzugehen und soweit möglich zu erarbeiten, mit welchen Leistungen oder Hilfen diese überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann. Durch das Verfahren sollen letztlich krankheitsbedingte Kündigungen vermieden werden.

Der Arbeitgeber ist gemäß Paragraf 167 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch dazu verpflichtet, ein BEM durchzuführen, wenn ein Arbeitnehmer länger als sechs Woche im Jahr arbeitsunfähig ausfällt. Dieses Gebot gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber, unabhängig von Betriebsgröße oder Branche.

Für Arbeitgeber ist wichtig, das BEM ordnungsgemäß durchzuführen, da andernfalls eine krankheitsbedingte Kündigung als unverhältnismäßig eigestuft werden und von einem Arbeitsgericht für unwirksam erklärt werden kann.

Wann das BEM durchführen?

Ein BEM sollte für jeden Arbeitnehmer durchgeführt werden, der innerhalb eines Zeitraums von 365 Tagen mehr als sechs Wochen krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist. Dabei ist unerheblich, ob der Arbeitnehmer sechs Wochen am Stück arbeitsunfähig war, oder ob sich die Ausfälle über das Jahr hinweg angehäuft haben. Es kommt auch nicht auf die Krankheitsursachen an. Somit ist ebenfalls unerheblich, ob die Fehlzeiten alle der gleichen oder unterschiedlichen Erkrankungen zuzuschreiben sind.

Ein BEM muss jedem Beschäftigten angeboten werden, unabhängig davon, ob dieser in Voll- oder Teilzeit arbeitet, eine Schwerbehinderung hat oder verbeamtet ist. Bei schwerbehinderten Arbeitnehmern sollte jedoch nicht versäumt werden, die Schwerbehindertenvertretung einzubeziehen, sofern der Arbeitnehmer hiermit einverstanden ist. Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, sollten vom Arbeitgeber die Rehabilitationsträger  – zum Beispiel die gesetzlichen Krankenkassen, die ge­setz­li­che Ren­ten­ver­si­che­rung, die ge­setz­li­che Un­fall­ver­si­che­rung und die Bun­des­agen­tur für Ar­beit – oder bei schwerbehinderten Arbeitnehmern zusätzlich das Integrationsamt hinzugezogen werden. Arbeitnehmer können im Rahmen des BEM zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen. Soweit erforderlich, sollte auch der Werks- oder Betriebsarzt in das Verfahren eingebunden werden.

BEM und Betriebs- oder Personalrat

Auch der Betriebs- oder Personalrat ist in das BEM einzubeziehen, sofern der Arbeitnehmer dem zustimmt. Falls eine entsprechende Betriebs- oder Dienstvereinbarung zum BEM abgeschlossen wurde, ist diese zudem umfassend zu berücksichtigen.

Die Einladung zum BEM

Bevor das BEM beginnen kann, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dazu einladen. Die Einladung sollte schriftlich erfolgen, da der Arbeitgeber so im Streitfall nachweisen kann, dass er seiner gesetzlichen Pflicht nachgekommen ist. Der Arbeitnehmer kann anschließend freiwillig entscheiden, ob er das Angebot annehmen und an dem BEM teilnehmen möchte. Selbst wenn er sich dazu entschließt, am BEM teilzunehmen, steht es ihm frei, sich jederzeit umzuentscheiden und das BEM abzubrechen.

Wichtig ist, dass schon das Einladungsschreiben alle formalen Anforderungen erfüllt, da ein mangelhaftes Einladungsschreiben dazu führen kann, dass das gesamte daran anknüpfende BEM als fehlerhaft angesehen wird und eine möglicherweise darauf folgende krankheitsbedingte Kündigung des Arbeitnehmers durch ein Gericht für unwirksam erklärt werden kann.

Das Einladungsschreiben sollte daher beispielsweise unbedingt einen Hinweis darauf enthalten, dass die Zustimmung des Arbeitnehmers zum BEM freiwillig ist und jederzeit widerrufen werden kann. Auch muss aus der Einladung das Ziel des BEM, weitere krankheitsbedingte Ausfallzeiten des Arbeitnehmers zu vermeiden, ersichtlich werden.

Zudem muss das Schreiben den Arbeitnehmer darüber aufklären, welche Daten im Rahmen des BEM erhoben und wie sie verwendet werden. Da es sich bei den im Rahmen des BEM erhobenen Daten um sensible Gesundheitsdaten handelt, müssen sowohl die Vorgaben aus Paragraf 26 Bundesdatenschutzgesetz als auch die aus Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigt werden. Es ist zu empfehlen, den Arbeitnehmer im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung konkret bestätigen zu lassen, ob und in welchem Umfang er mit der Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Gesundheitsdaten einverstanden ist. 

Zudem muss das Einladungsschreiben darauf hinweisen, welche Stellen in den BEM-Prozess mit einbezogen werden können – auch die mögliche Einbindung des Betriebs- oder Personalrates, der Schwerbehindertenvertretung und des Integrationsamtes sowie der Rehabilitationsträger sollte erwähnt werden. Im Rahmen der Einladung muss bereits darauf hingewiesen werden, dass diese grundsätzlich nur an dem BEM beteiligt werden, wenn und solange der Arbeitnehmer es wünscht. Wenn der Arbeitgeber vorhat, als Teil des BEM einen Betriebst- oder Werksarzt für eine Untersuchung des Arbeitnehmers hinzuzuziehen, muss er den Arbeitnehmer auch hierüber im Einladungsschreiben aufklären und zudem klarstellen, dass auf die Untersuchung durch den Betriebsarzt verzichtet werden kann, wenn ein anderer Arzt – den der Arbeitnehmer selbst auswählen kann – die nötigen medizinischen Angaben zur Verfügung stellt.

Auch muss das Einladungsschreiben deutlich machen, dass es dem Arbeitnehmer freisteht, eigene Vorschläge in das BEM einzubringen und eine Vertrauensperson eigener Wahl zu den Gesprächen mitzubringen.

Welche Maßnahmen kann das BEM beinhalten?

Das Gesetz schreibt nicht vor, wie das BEM konkret durchgeführt werden muss. Es handelt sich um einen Prozess, dessen Ablauf und Ergebnis vom individuellen Fall abhängen.

Im Gespräch erörtern der Arbeitnehmer, der Arbeitgeber und gegebenenfalls andere, mit dem Einverständnis des Arbeitnehmers hinzugezogene Stellen, gemeinsam Maßnahmen, die dazu beitragen können, künftig krankheitsbedingten Ausfällen vorzubeugen.

Mögliche Maßnahmen, die zu einer Verringerung krankheitsbedingter Fehlzeiten führen können, hängen stark von der Art der Erkrankung, ihren Auslösern und der Art der Arbeit ab und müssen daher immer individuell und auf den Einzelfall angepasst werden. Eine Arbeitsplatzanalyse sowie ärztliche Untersuchungen können hilfreich dabei sein, die Ursache der häufigen Ausfälle zu erkennen und – sofern möglich – zu beseitigen. So kann es in manchen Fällen sinnvoll sein, dem Arbeitnehmer, soweit möglich, andere Aufgaben zuzuteilen oder ihn in eine andere Abteilung zu versetzen. In anderen Fällen können schon technische Hilfsmittel, geänderte Arbeitszeiten oder Unterstützung bei der Gesundheitsförderung reichen, um weiteren krankheitsbedingten Arbeitsausfällen vorzubeugen.

Es könnte sich im Rahmen des BEM auch herausstellen, dass der Arbeitgeber keine Maßnahmen ergreifen kann, um die krankheitsbedingten Ausfallzeiten künftig zu vermeiden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die der Arbeitsunfähigkeit zugrunde liegende Erkrankung nicht im Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit beziehungsweise den Umständen der Tätigkeitserbringung steht. Auch dieses Ergebnis, wie im Übrigen den Verlauf des BEM, sollte der Arbeitgeber hinreichend dokumentieren.

Erfolgsversprechende Maßnahmen, die sich aus dem BEM ergeben, sollten vor dem Hintergrund der arbeitgeberseitigen Fürsorgepflicht – sofern möglich – umgesetzt werden. Der BEM-Beauftragte sollte die Umsetzung überwachen. Spricht der Arbeitgeber eine krankheitsbedingte Kündigung aus, ohne versucht zu haben, die sich aus dem BEM ergebenden Maßnahmen umzusetzen, wird ein Gericht die Kündigung in der Regel als unverhältnismäßig bewerten, da mildere Mittel als die Kündigung bereitgestanden hätten, aber nicht genutzt wurden.

Wurden alle vereinbarten Maßnahmen ergriffen und über einen angemessenen Zeitraum erprobt, führen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und alle weiteren Beteiligten in der Regel erneut ein Gespräch und halten die Ergebnisse des BEM fest.

Im Übrigen muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass die Gesundheitsdaten, die im Rahmen des BEM erhoben werden, getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden. In die Personalakte gehören grundsätzlich nur das Einladungs- und Antwortschreiben sowie ein Vermerk über die Beendigung des Verfahrens.

BEM und krankheitsbedingte Kündigung

Wenn das BEM mit allen als möglich und sinnvoll erachteten Maßnahmen durchgeführt wurde, ohne dass die krankheitsbedingten Ausfallzeiten nennenswert zurückgegangen sind, ziehen Arbeitgeber oftmals eine krankheitsbedingte Kündigung des Arbeitnehmers in Betracht. Das BEM ist zwar keine vorgeschriebene Voraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung, in den meisten Fällen wird eine krankheitsbedingte Kündigung ohne vorausgegangenes BEM von den Gerichten jedoch als unverhältnismäßig angesehen.

Spricht ein Arbeitgeber die krankheitsbedingte Kündigung aus, ohne ein BEM angeboten und – die Zustimmung des Arbeitnehmers vorausgesetzt – ordnungsgemäß bis zum Ende durchgeführt zu haben, so muss er im Streitfall vor Gericht darlegen, dass das BEM ohnehin nicht zum Erfolg geführt hätte. Das dürfte in den meisten Fällen schwer zu beweisen sein. Mit einem ordnungsgemäß durchgeführten BEM kann der Arbeitgeber hingegen dem Vorwurf, voreilig eine Kündigung ausgesprochen zu haben, begründet entgegentreten.